系统地识别和管理组织所应用的过程,特别是这些过程间的相互作用,称为“过程方法”。 增值化:从价值论的观点,一个过程输出的价值应该大于输出的价值,这个过程的活动就是增值活动,这是策划一个活动过程的目的。过程的增值化,主要体现在产品实现过程中,这是直接增值过程,其他的支持过程是间接的增值过程。因此,过程的策划,首先要策划好产品实现过程。 分合化:过程有大小之分,一个大过程可以分解为若干小过程;一些相关的小过程又可以组成一个大过程。根据这一特性,为便于控制和管理,过程的分合要适度,显然,过程划分过粗或过细都是不便于控制的。 网络化:一个过程的输出往往是另一过程的输入;一个过程的输入可以是一种也可以是多种;一个过程的输出可以是一种,也可以是多种。这样,在一个组织运用的多种过程间不仅存在纵向的过程链,还存在过程链间的横向联系,最终形成一个过程网络。 黑箱性:黑箱、灰箱、白箱是控制论的术语,三者以控制者对过程的了解程度来划分。黑箱是基本不了解或不能了解的过程,灰箱是大体了解或了解一部分的过程,白箱是基本了解的过程。过程的黑箱性提醒我们二点:其一,组织或个人不可能了解所有的过程,应该了解你应用关心的过程;其二,对于基本了解的应用过程,也应不断地加强对它的了解和认识,可见,过程本身就是发展变化的。 应用过程方法,首先要根据管理的目的,识别所需的过程。识别过程,也就是对过程进行策划,对于一个全新的过程习惯称过程策划,对于已有的过程,常称为过程识别,而实际上这二者没有严格的区分。过程识别有二层含义:一是将一个大过程分解为若干个小过程;二是对已存在的过程进行定义和分辨。 识别过程的另一项重要内容是过程间的接口。过程是通过这些接口形成网络(或体系)的,所以识别过程间的接口,是协调、优化过程体系的基础。识别过程还包括分清过程的主次和性质,强调主要过程,确认特殊过程(不易或不能经济地进行验证的过程),简化次要过程,删除多余的过程。只有这样,才能为过程的控制提供合理的资源配置和实施相应的控制方法打下良好的基础。 对于过程如何进行控制和管理,ISO9001:2000推荐采用“PDCA”的方法,并指出:这种方法可适用于所有过程(即控制和管理),PDCA模式可简述如下: P——策划:根据顾客的要求和组织的方针,为提供结果建立必要的目标和过程; D——实施:实施过程; C——检查:根据方针、目标和产品要求,对过程和产品进行监视和测量,并报告结果; A——处置:采取措施,以持续改进过程业绩。 策划。按过程控制的目的进行策划。策划是一个分析现状,摆问题,抓住主要问题,确定过程要达到的目标以及如何达到这个目标的思考活动。策划的结果形成一个程序。所谓程序,就是“为进行某项活动或过程所规定的途径。”文件的程序,称为程序文件,程序当中的内容通常包括:活动的目的和范围;做什么和谁来做;何时何地和如何做;应使用什么材料、设备和文件;如何对活动进行控制和记录。程序文件作为独立文件,应该有标题、文中编号、制定人、审定人、批准人、受控状态、修改状态生效日期等。程序文件规范化的条目一般包括: (1) 目的:即本程序是针对什么控制要求而制定的; (2) 范围:即本程序适用范围; (3) 职责:与本程序有关人员职责(或部门职责),包括主责单位、相关单位的职责; (4) 术语:包括专用术语或引用术语; (5) 工作程序:基本按照工作流程(过程流程)逐项展开,特别注意要将需要证实的要求明确规定,并形成相关记录; (6) 引用和支持文件:包括与本程序相关的程序文件以及作业指导书; (7) 记录和表格:本程序所涉及的记录和表格。 实施。就是严格地执行规定的程序文件,为达到认真有效地执行程序,应做好思想教育和技术培训工作,解决工作积极性和工作能力的问题。检查。按工作程序规定的明确要求(技术标准、管理规范或相应法律法规),通过药检(药用检查)、自检(工作者自己检查)和他检(检验员检查),检查程序执行情况,是否达到了控制标准,并做好相应记录。 处理。对检查中发现的问题进行评审,分清性质和严重程序进行改进,并确定是否需要制定预防和纠正措施,并对预防、纠正措施跟踪验证。必要时修改程序,实现持续改进。
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