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网络协同办公系统
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最后更新:2015-02-04
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网络协同办公系统 — 提高教育管理效率,为科学决策保驾护航

1、协同办公系统功能介绍

为各级单位提供规范化管理、共享的协同工作环境,使各业务部门协同办公,减少纸张浪费,提升工作效率。各级领导可在任意一点掌控全局,监控单位以及下属单位工作运行,从而达到提升管理效率的目的。利用协同办公系统,各种信息数据能共享使用,减少信息孤岛,从而提高教育管理效率,为决策提供重要参考。

2、协同办公系统建设要点

● 构建统一工作环境:每位教师要有统一的工作空间,要集成日常工作中的基本工作功能;根据工作角色权限集成相应的功能和数据;提供各类日常工作信息提醒以及事务记录。

● 构建统一通讯平台:通讯的对象到每一个人、每个组织、每个角色;通讯的范围到每件事务;通讯的手段要多样性集成(QQ、手机、通告);通讯的内容要有记录和追踪;体现现代管理学“精确管理”思想。

● 统一的协同工作环境:要通过下属人员以及相关工作计划、任务分配、日程安排、日制管理、工作总结,形成理想的协同工作环境。

● 统一数据交换环境:建立单位各个部门内部、外部共享文件机制;形成上下级之间、各个单位之间数据交换的统一环境;数据交换提供信息追踪、反馈机制以及信息追踪反馈服务。

● 标准化公文管理机制:符合国家电子公文管理相关规范;支持多级多种形式公文流转和分发;文件交换到达情况跟踪;支持公文痕迹追踪管理;支持“电子印章”。

3、协同办公系统结构特点

● 完备周到的功能体系:满足收文、发文管理、公文和资料交换、个人办公、行政管理、工作流管理、文件管理、公共信息发布和系统管理等全方位的需要。

● 全局统一的组织结构和人员管理:针对教育系统独有的行政体系,实现全市统一的单位和部门等层次化组织结构管理和人员管理,极大程度满足使用习惯,实现全局范围的宏观把握和统一管理。

● 统一电信与网络通讯手段:结合手机短信等通讯手段的即时性和邮件、短消息的方便性和强大功能,提升办公效率,同时可为我市教育管理部门节省大量长途电话费用。

● 协同工作环境:基于任务分配以及统一消息处理提醒,用户可完成上级指示、工作计划、会议安排、日常活动、上传下达的报表和通知、报告的审批、会签、回复等行政事务的处理。

● 先进的办公自动化技术:支持公文模板、支持电子签章、手写批准和签名、痕迹保留等复杂技术要求。

● 支持电子公文相关标准:支持国家有关部委公布的电子公文管理相关规定以及档案管理相关规定和法规。

● 公文数据与档案管理一体化管理:使得系统内部信息、电子公文、公告能够同系统档案管理无缝结合,形成有机整体。

● 模块化的体系结构:本系统模块化设计,维护性好,伸缩性好,支持各种规模的用户。

● 个性化的工作空间:系统根据用户的具体职务、权限、任务提供面向个人工作需求的工作界面,系统同时提供面向个性化的诸如工作日历、日程安排、个人任务、我的收藏夹等日常工作空间。

● 全面的文件共享功能:基于用户组织结构的文件共享管理机制,用户可通过网上文件共享管理对单位、部门、个人的文件进行管理和共享。通过各类文件授权机制为用户以及用户之间提供文件、计划、任务等信息主体的全方位的信息共享机制和功能。

● 严格的公文管理特征:系统通过自定义电子公文流程,完成电子公文的收发、催办、监控、分发、归档、分类、存储等公文流转环节。

● 全方位的信息管理模块:系统提供用户事务、值班、会议、车辆、办公流程等日常行政管理模块,基本上满足用户日常的行政业务管理的需要。同时系统提供自定义的电子办公流程机制,能够满足用户办公系统的全面自动化的需求,为用户内部事务处理打开方便之门。

● 完备化的权限管理体制:系统提供严格权限控制下的信息交流、查询、引用、共享等操作,具有极佳的系统安全保障,确保数据安全。同时集中完善的信息管理结构可使信息效用最大化,备份保存非常方便。

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